Blog Mądrego Szefa

Mądry Szef to nie jest osoba fizyczna , jest to raczej to suma doświadczeń menadżerów praktyków z różnych branż. Spisane pomysły na zarządzanie zebrane od ludzi , którzy z różnymi problemami się zmagali, ludzi mających wiedzę na temat standardów zarządzania i możliwości zastosowania ich w swoim środowisku pracy. Wiedza zdobywana na przestrzeni kilkunastu lat przetwarzana i dyskutowana przy okazji różnych spotkań, wdrażana na żywych organizmach w różnych firmach, korygowana i znów wdrażana.

Jaką menedżerską technikę zastosował Mądry szef aby zminimalizować ryzyko pełzającego zakresu przy realizacji zadań?

Odpowiedź:  – odwołał się do techniki WBS (ang. Work Breakdown Structure) ale wzbogacił ją o możliwość wykorzystania definiowania celu do poziomu SMART czyli rozpisał cele na zadania kończące się osiągnięciem mierzalnego rezultatu oraz przypisał zadaniom zasoby rzeczowe i osobowe tak aby zmieścić  się  w  zaplanowanym czasie i koszcie.

Jakim narzędziem posłużył się Mądry szef aby  rozrysować drzewo ilustrujące  strukturę podziału prac ?

Odpowiedź: wykorzystał moduł definiowania celu w aplikacji EVTEAM

Jaką menedżerską technikę zastosował Mądry szef aby stworzyć realistyczny harmonogram  realizacji zadań związanych z budową budynku gospodarczego?
Posłużył się techniką zwaną łańcuchem krytycznym . Wyszedł od daty zakończenia i budował harmonogram od końca , modyfikacją  metody i pewnym jej uproszczeniem był zabezpieczenie buforem całości projektu a nie poszczególnych czynności

Jakim narzędziem posłużył się Mądry szef aby ułożyć harmonogram  ?
Pomocnym narzędziem w sprawnym stworzeniu realistycznego harmonogramu prac jest moduł relacji i moduł harmonogramowania w aplikacji EVTEAM.

1. za pomocą prostego mechanizmu „złap, przeciągnij i upuść” można ustawić następstwo zadań czyli tzw relacje między zadaniami.
2. powiązane ze sobą zadania zawsze ustawią się nam w harmonogramie wg zasady  najpóźniej jak się da. Tylko pojedyncze tzn niepowiązane zadania można na harmonogramie  „przytrzymać datą”
3. długość trwania zadań można określać w dwojaki sposób datą lub wpisując czas trwania  w dniach
4. zdefiniowane zadania i ustawione relacje same ułożą się w harmonogram
5. harmonogram  ilustruje jednocześnie planowany przebieg realizacji poszczególnych zadań  oraz aktualny stan zaawansowania prac dzięki uproszczonemu systemowi raportowania i graficznemu przedstawieniu w kalendarzu
6. w harmonogramie  uwidoczniony jest również  krytyczny przebieg zadań, zadania towarzyszące oraz wykorzystanie bufora zabezpieczającego
7. harmonogram daje nam również możliwość obserwowania przebiegu kilku współbieżnych projektów realizowanych w danej firmie.

Organizowanie pracy innym osobom (pracownikom lub podwykonawcom) można realizować   na wiele sposobów . Zapewne każdy z Państwa  miał okazję zmierzyć się z problemem  np. podczas remontu mieszkania lub w pracy zawodowej i jakoś poradził sobie z tym zadaniem. Jedni korzystając z wyrafinowanych narzędzi do zarządzania inni odwołując się do własnego  rozumu.

czyli jak skoncentrować się na tym co mamy do zrobienia i nie wpaść w pułapkę  zrobienia jeszcze paru innych rzeczy przy okazji....

Czy zdarzyło się Państwu wieszać mniejszy obrazek na miejscu gdzie kiedyś wisiał większy obraz, który spadł i trochę się uszkodził ?
Czy przy okazji nie przemalowaliście całego mieszkania ?

Co zrobiłby Mądry Szef , aby to co mamy zrobić nie rozmyło się w zderzeniu z tym co można by zrobić przy okazji.
Mądry szef bierze do ręki papier, ołówek lub tablicę ołówek i karteczki post-it i zaczyna zastanawiać się co jest do zrobienia  potem swoje przemyślenia przelewa na papier: zaczyna  rozpisywać większe zadanie na mniejsze , mniejsze na jeszcze drobniejsze itd. aż powstanie coś na wzór drzewka – gdzie pień to cel do osiągnięcia a korzeń stanowią rozpisane i przydzielone czynności.

Czy zdarzyło się Państwu porządkować szafę z książkami, zdjęciami starymi dokumentami....

... stary album ze zdjęciami ileż przywołał wspomnień,
... o albo ta książka , ...jeszcze tylko ten rozdział i kończę....
... miało to zająć tylko godzinkę a... ile trwało ?

Co zrobiłby Mądry Szef, aby nie dać zapanować nad swoimi współpracownikami  dwom skrajnym postawom: nadmiarowej staranności lub odkładania na ostatnią chwilę.
Mądry szef po prostu wie na co kogo stać z osobna i w zespole, zatem ustawia czas trwania zadań dla każdego ze swoich pracowników w sposób realny, a żeby mieć pewność, że projekt się nie posypie, obsunie itp to w oparciu o własne doświadczenie dodaje pewien czas na zakończenie projektu jako całości  tzw bufor, który ma za zadanie wyłapać ewentualne poślizgi czasowe.
Mądry szef pilnuje także by współpracownicy na bieżąco informowali się o zaawansowaniu prac i w porę przekazywali sobie informacje o możliwości podjęcia następnego zadania, tak by praca przebiegała jak w sztafecie, a pałeczka nie lądowała na bieżni.

Jak to działa ?