Blog Mądrego Szefa

Jaką menedżerską technikę zastosował Mądry szef aby zminimalizować ryzyko pełzającego zakresu przy realizacji zadań?

Odpowiedź:  – odwołał się do techniki WBS (ang. Work Breakdown Structure) ale wzbogacił ją o możliwość wykorzystania definiowania celu do poziomu SMART czyli rozpisał cele na zadania kończące się osiągnięciem mierzalnego rezultatu oraz przypisał zadaniom zasoby rzeczowe i osobowe tak aby zmieścić  się  w  zaplanowanym czasie i koszcie.

Jakim narzędziem posłużył się Mądry szef aby  rozrysować drzewo ilustrujące  strukturę podziału prac ?

Odpowiedź: wykorzystał moduł definiowania celu w aplikacji EVTEAM

1. moduł ten  pozwala na zastosowanie typowego WBS'a w wersji graficznej –  raz wyrysowane „drzewko WBS” w internecie jest tam dostępne dla wszystkich zainteresowanych w dowolnym czasie i miejscu
    (zobacz film)
2. dodatkową i unikalną funkcjonalnością jest możliwość naniesienia na wyrysowane „drzewko WBS” struktury organizacyjnej przedsięwzięcia - delegowania zadań na każdym poziomie WBS-a 
3. delegowania uprawnień – czyli możliwość przypisywania każdemu z zadań osób pełniących w danym zadaniu funkcję menadżera zadania, wykonawcy zadania, raportującego o stanie realizacji zadania lub odbierającego zadanie  po to by doprowadzić do wspólnego osiągnięcia celów o cechach S.M.A.R.T.(ang. Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined) czyli Prostych, Mierzalnych, Osiągalnych, Istotnych, Określonych w czasie -
    (zobacz film)
4. zastosowanie graficznych rozwiązań pozwala każdemu (uprawnionemu  użytkownikowi danej  „gałęzi”) łatwo modyfikować „drzewko WBS”
    (zobacz film)
5. sprawność w komunikacji zapewnia uproszczone raportowanie – za pomocą paru kliknięć można określić ile już zostało zrobione, ile to do tej pory kosztowało i ile czasu jeszcze potrzeba na dokończenie zadania
6. aby w ryzach utrzymać budżet realizowanego projektu w module definiowania celu znalazło się także miejsce by odnotować zaawansowanie finansowe poszczególnych zadań i całości projektu – ale uwaga nie jest to narzędzie dla księgowych a dla menadżerów, którym ma służyć do oceny realizacji projektu a nie do rozliczeń
7. każdemu  zadaniu można przypisać odpowiednią dokumentację – możliwość załączania plików do zadań oraz prowadzenie korespondencji związanej z danym zadaniem (tablica ogłoszeń